Por Marcelo Esteves

A administração pública gerencial surgiu como resposta às demandas da sociedade e se caracterizou pela descentralização de poderes, autonomia gerencial, controle e organização, com ênfase na melhoria da qualidade dos serviços prestados. A eficiência é um dos pilares fundamentais da administração pública, e desempenha um papel crucial na qualidade dos serviços oferecidos.

Com a promulgação da Emenda Constitucional 19/98, foi estabelecido um dos pilares para o desenvolvimento e melhoria na qualidade do atendimento ao público, com base no princípio da eficiência presente no artigo 37 da Constituição Federal de 1988, juntamente com os demais princípios da administração pública, como legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade. Esses princípios, também conhecidos como princípios expressos, estão explicitamente definidos em comparação com outros princípios não mencionados na Constituição, chamados de princípios implícitos.

Cada princípio possui características distintas que direcionam para uma conduta específica, sendo considerados o ponto de partida para qualquer base de conduta da sociedade. São nesses princípios que as regras delineiam a formação da conduta, buscando a justiça e o equilíbrio harmônico.

Existe uma determinação legal que prevê a “participação, proteção e defesa dos direitos dos usuários dos serviços públicos da Administração Pública”^[1] Entre os dispositivos desta determinação, está prevista “a aplicação de soluções tecnológicas que visem a simplificar processos e procedimentos de atendimento ao usuário e a propiciar melhores condições para o compartilhamento de informações”^[2]. Por essa Lei, cabe às instituições encontrar soluções para que o usuário seja bem atendido e tenha clareza de todos os procedimentos adotados com os processos protocolados na instituição.

Na gestão de processos, diversas ações, políticas e planos são aplicados para o desenvolvimento de um modelo que oriente a universidade em direção ao aprimoramento do ensino, pesquisa e extensão. Isso envolve evitar desperdícios, redundâncias e auxiliar no processo de tomada de decisão e no cumprimento das metas estratégicas.

O modelo de gestão dos processos organizacionais da UFRN, apresentado no plano 2019-2023, tem como base a conexão dos processos de gestão, finalísticos e de suporte, expressos em uma cadeia de valor.

Os processos de gestão abrangem a gestão do ciclo estratégico, relacionada às decisões estratégicas com impacto generalizado, englobando processos da Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN). A gestão de governança e controles está relacionada aos controles internos da instituição, incluindo aprovação e normatização de processos, monitoramento e suporte aos órgãos de controle externo. Essa gestão envolve processos da Secretaria de Governança Institucional (SGI), Auditoria Interna (AUDIN) e Ouvidoria. Por fim, a gestão de processos organizacionais está relacionada à identificação, gestão e divulgação dos processos da UFRN, envolvendo processos da Secretaria de Gestão de Projetos (SGP).

Já os processos finalísticos abrangem atividades voltadas para o ensino, pesquisa, extensão e inovação, visando atender às necessidades dos estudantes em relação à formação acadêmica. Isso inclui ações educativas, culturais e científicas que promovem a troca de conhecimento, bem como a criação de produtos e processos inovadores, como patentes, marcas, softwares e incubação de empresas em parques tecnológicos.

Os processos de suporte direcionam-se à gestão de assistência estudantil, comunicação, patrimônio, orçamento, contratação, tecnologia da informação, gestão de pessoas, promoção da qualidade de vida no trabalho e internacionalização.

A gestão de processos na Administração Pública da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) enfrenta uma série de desafios, ao mesmo tempo em que busca implementar práticas eficientes para garantir o bom funcionamento e a qualidade dos serviços prestados. Neste contexto, é fundamental compreender e analisar esses desafios, bem como as práticas adotadas, visando aprimorar a gestão de processos na instituição.

Um dos principais desafios é a complexidade dos processos administrativos na UFRN. A universidade é uma instituição de grande porte, com diversas unidades, departamentos e setores, o que pode resultar em uma estrutura burocrática e morosa. A necessidade de alinhar e integrar os processos entre as diferentes áreas da administração pública é um desafio constante, que requer uma visão holística e estratégica para promover a eficiência e evitar a duplicação de esforços.

Outro desafio é a adequação aos requisitos legais e normativos. A Administração Pública é regida por uma série de leis, decretos e normas que estabelecem os procedimentos a serem seguidos. É necessário conhecer e aplicar corretamente essas normas, garantindo a conformidade dos processos e evitando problemas jurídicos e administrativos.

Além disso, a gestão de processos na Administração Pública da UFRN enfrenta o desafio da resistência à mudança. Implementar novas práticas e metodologias requer o engajamento e a colaboração de todos os envolvidos. É importante conscientizar os servidores sobre a importância da gestão de processos, mostrando os benefícios que ela pode trazer, como a redução de custos, o aumento da eficiência e a melhoria da qualidade dos serviços.

No que diz respeito às práticas de gestão de processos, a UFRN tem adotado abordagens como a modelagem, mapeamento e análise dos processos existentes. Essas práticas permitem identificar gargalos, pontos de melhoria e oportunidades de otimização. Além disso, a automação de processos por meio de sistemas de informação tem sido explorada, visando agilizar as atividades, reduzir o retrabalho e aumentar a transparência.

Outra prática importante é o estabelecimento de indicadores de desempenho para acompanhar e avaliar a eficiência e eficácia dos processos. Esses indicadores podem abranger tempo de execução, qualidade do serviço, satisfação do usuário, entre outros aspectos relevantes para a administração pública.

A capacitação e desenvolvimento dos servidores também são práticas essenciais. Promover treinamentos e cursos sobre gestão de processos permite que os colaboradores compreendam a importância do tema, adquiram habilidades e conhecimentos necessários e se engajem na melhoria contínua dos processos.

Em resumo, a gestão de processos na Administração Pública da UFRN enfrenta desafios relacionados à complexidade, conformidade legal e resistência à mudança. No entanto, a universidade tem adotado práticas de mapeamento, análise, automação e estabelecimento de indicadores para superar esses desafios e promover uma gestão mais eficiente e eficaz. A capacitação dos servidores e o engajamento de todos os envolvidos são fundamentais para o sucesso dessas práticas e para a melhoria contínua dos processos administrativos na UFRN.