Orientação para Marcação de Exame de Qualificação

(Atividades remotas considerando Protocolos de Biossegurança da UFRN: Cenário Pandemia COVID-19)

 

ORIENTAÇÕES IMPORTANTES

 

- Sobre a plataforma de transmissão: recomenda-se o uso do navegador Chrome.

- Sobre equipamentos necessários para transmissão: Para melhor visualizar o grupo durante a atividade utilizar um Notebook ou Computador, com microfone e câmera acoplados.

- Sobre o áudio, recomenda-se que durante a apresentação ou arguição, àqueles que não estiverem com a palavra permaneçam com o microfone desativado. O moderador da sala tem autorização para gerenciar os áudios como melhor convir durante a apresentação.

- O uso do procedimento aqui proposto é facultativo a todos os Membros do PPGCSA e, portanto, não é nem obrigatório nem mandatório. Os discentes e docentes que não aceitarem usar esta plataforma online deve aguardar a abertura oficial da universidade para as atividades presenciais.

 

ATENÇÃO

- Os procedimentos descritos abaixo estão em fase de implantação, podendo ser necessário realizar mudanças para melhor gerirmos o processo de realização dos Exames de Qualificação e as Defesas, devendo ser divulgado entre alunos e professores do programa para conhecimento.

 

REQUISITOS PARA SOLICITAR O EXAME DE QUALIFICAÇÃO

 

2.1.       O Aluno: estará apto a solicitar a realização do Exame de Qualificação após:

2.1.1. Cumprir todos os créditos exigidos pelo programa (exame de proficiência / créditos obrigatórios / créditos complementares / créditos adicionais / estágio a docência, no caso nos bolsistas). Essa conferência é realizada comparando o histórico do aluno, disponibilizado pelo SIGAA, e a estrutura dos créditos exigidos pelo programa, disponível na página www.posgraduacao.ufrn.br/ppgcsa;

2.1.2. Possuir o(s) artigo(s) que pretende publicar escrito(s) dentro das normas da revista que pretende publicar (para qualificar não é necessário que o artigo tenha sido submetido ou publicado)

 

SOLICITAÇÃO E CADASTRAMENTO

 

2.2.       O Aluno, após cumprir todos os requisitos para solicitar o exame de qualificação, deve, se necessário, auxiliar o orientador na solicitação da realização da atividade;

 

2.3.       O Orientador para solicitar a realização do exame de qualificação, deve:

2.3.1. Ter ciência que:

a)      Todas as atividades de qualificações e de defesas, sem exceção, serão feitas exclusivamente por plataformas virtuais, com a participação de 100% dos membros da banca e aluno;

b)      O novo procedimento, utiliza ferramentas virtuais que expõe o exame de qualificação e as defesas a possíveis problemas técnicos, sendo possível a necessidade de mudanças de horários, datas ou mesmo plataformas. Desta forma, os membros da banca e aluno deverão ser informados da mudança, por e-mail, e o público externo deverá acompanhar as notícias cadastradas no site do programa.

2.3.2. Preencher o “Formulário de Solicitação de Marcação de Exame de Qualificação”, na versão mais atualizada, disponível na página www.posgraduacao.ufrn.br/ppgcsa. No caso de encaminhamento de formulários antigos, será solicitado o envio no modelo atualizado;

2.3.3. Montar uma banca de indicação com professores que assumirão as seguintes funções: Presidente da Banca, que obrigatoriamente deve ser o orientador; dois membros avaliadores e um membro avaliador suplente, conforme solicitado no formulário. Os professores membros da banca poderão ser da UFRN ou de outra instituição.

a)      Excepcionalmente, quando o orientador não puder presidir a banca pode indicar o coorientador, quando existir.

b)      O membro suplente deve está ciente de uma possível convocação, caso um dos outros membros não possam participar.

2.3.4. Realizar um contato prévio com os professores (pré-convite), convidando-os para participar da banca. Deve, também, consulta-los sobre:

a)      O conhecimento no uso de tecnologias de videoconferência;

b)      Disponibilidade de data e hora (considerar o cronograma de datas e horários disponibilizado pelo programa para realização da atividade).

2.3.5. Consultar a secretaria, sobre a disponibilidade da data e horário escolhido, realizando o pré-agendamento.

a)      Não ocorrerão qualificações ou defesas simultâneas.

b)      Defesas e qualificações ocorrerão em três dias da semana: segundas-feiras, quartas-feiras ou sextas-feiras, nos horários de 09h30 ou 14h30;

2.3.6. Escolher a plataforma virtual, dentre as autorizadas pelo programa, para a realização da atividade (Todos os membros da banca e aluno deverão utilizar a mesma plataforma). As plataformas virtuais autorizadas, são:

a)      Google Meet, desenvolvido pela empresa Google, que permite a utilização da ferramenta de conferência, podendo ser acessada pelo site https://meet.google.com.

b)      Ou a interface de comunicação ConferênciaWeb da Rede Nacional de Pesquisa (RNP), destinada a educação, pesquisa e inovação no Brasil, pode ser acessada pelo site https://conferenciaweb.rnp.br/login. O acesso direciona para a página da Comunidade Acadêmica Federada, conhecido como a rede “CAFE", o login e senha para acesso são os mesmos utilizados nos SIGs da UFRN. Atenção: também é permitido participação de público externo nas conferências, sem a necessidade de login e senha, para acessar a sala o usuário deverá informar apenas o nome.

2.3.7. Encaminhar para o e-mail do programa, 30 dias antes da data da qualificação, a seguinte documentação:

a)      Formulário de Solicitação de Marcação de Exame de Qualificação, preenchido, com a indicação dos membros da banca, e informações adicionais solicitadas (este arquivo deve conter todas as informações solicitadas e ser encaminhado em forma editável, preferencialmente em “doc”);

b)      Artigo a ser submetido à revista (em pdf);

c)      Normas da revista que pretende publicar (em pdf);

d)      Comprovação do Qualis 2019  (em pdf) (https://portal.ifba.edu.br/eunapolis/textos-fixos-campus-eunapolis/documentos-materias/qualis-novos-julho-de-2019.pdf/view)

e Scopus (print da tela da página https://www.scopus.com/sources.uri?zone=TopNavBar&origin=searchbasic, que identifique a revista que pretende publicar o artigo).

 

2.4.       A Secretaria após recebimento da documentação de solicitação, deve:

2.4.1. Verificar se o aluno está apto a qualificar;

a)      No caso de não apto, a secretaria irá informar a pendência e, se necessário, o orientador deverá reapresentar a solicitação de marcação;

2.4.2. Verificar se a documentação encaminhada está completa dentro das orientações de solicitação

a)      No caso de documentação incompleta a secretaria devolverá o pedido, devendo ser reencaminhado com as adaptações solicitadas;

2.4.3. Verificar a disponibilidade da data e horário sugerido no formulário e confirmar o pré-agendamento com o orientador;

a)      No caso de indisponibilidade da data, a secretaria solicitará ao orientador uma nova data;

2.4.4. Encaminhar a comissão de banca, a indicação dos membros da banca de qualificação, para emissão de parecer, Favorável ou Não (prazo de 7dias);

a)      No caso de Parecer Não Favorável da Comissão, devolver ao orientador, para as adequações necessárias. E o orientador deve reencaminhar o formulário com as novas indicações, para uma nova analise da Comissão de Bancas;

- O prazo para cadastro da banca no SIGAA é de 15 dias, no caso do processo de envio, reenvio, e emissões de pareceres não contemple o prazo, a data da atividade deverá ser reagendada.

2.4.5. Com Parecer Favorável da Comissão de Bancas, solicitar a coordenação autorização para realização da qualificação;

 

2.5.       A Secretaria após autorização da coordenação.

2.5.1. Encaminhar para o orientador o parecer da Coordenação sobre a indicação da banca sugerida pelo Orientador.

2.5.2. Cadastrar a banca de qualificação no sistema SIGAA da UFRN;

a)      Por ser uma sessão pública, no cadastro da banca será disponibilizado um link de acesso de público externo para a Sala Virtual, com vagas limitadas. Vale ressaltar que para o bom funcionamento da ferramenta, é obrigatório, para este público, que permaneçam com seu áudio e vídeo desligados, podendo ser excluídos da sala caso descumpra esta regra. Isto deve ser informado ao público externo, quando no anúncio e convite para a atividade.

2.5.3. Criar sala virtual, no perfil do programa;

2.5.4. Encaminhar ofício convite (em pdf), onde será disponibilizado o link de acesso as Salas Virtuais, e orientações sobre a assinatura eletrônica da Ata Digital.

2.5.5. Encaminhar a Ata, em formato “doc” para o e-mail do orientador. No corpo do e-mail fornecer orientações sobre a Sala de Apoio, leitura da Ata, e assinaturas eletrônicas da Ata.

a)      Considerando possíveis problemas técnicos de internet, se o professor não receber a Ata deve entrar em contato com a secretaria do programa, e solicitar o reenvio.

2.5.6. Encaminhar, em caso de membros externos à UFRN, por e-mail esclarecimentos sobre como proceder para se cadastrar como “Assinantes Externos” e assim inserir sua assinatura eletrônica da Ata.

 

2.6.       O Orientador, deve:

2.6.1.   Encaminhar o Artigo e as normas da revista, para os e-mails dos membros da banca.

2.6.2.   Conferir os dados da ATA, referente às informações fornecidas, e solicitar correção se necessário;

2.6.3.   No caso de mudanças de datas, horários, plataforma, ou substituição por membros suplentes, entrar em contato com a secretaria do programa, com antecedência, para podermos fazer ampla divulgação, e realizarmos as demandas necessárias.

 

REALIZAÇÃO DO EXAME DE QUALIFICAÇÃO

 

Sobre os procedimentos ANTES DA ATIVIDADE DO EXAME DE QUALIFICAÇÃO

 

2.7.       A Secretaria, irá:

2.7.1.   30minutos antes: No caso de escolha da plataforma do Google Meet "abrir" as duas salas virtuais, que serão moderadas pela secretaria do programa:

a)      Sala Virtual destinada à realização da atividade.

b)      2ª Sala Virtual de Apoio destinada às deliberações. Esta Sala é exclusiva aos membros da banca, e serve para, após arguição dos examinadores, realizarem as deliberações necessárias recomendando ou não para a defesa;

- Caso o presidente da banca tenha interesse em usar a sala de apoio, a secretaria dará acesso antes no inicio da apresentação.

c)      Permitir o acesso do aluno e orientador, para organizar, virtualmente, a qualificação ou defesa (recomenda-se o uso do arquivo da apresentação em pdf, para não perder as configurações);

2.7.2.   10minutos antes permitir o acesso dos membros da banca, nas Salas Virtuais: da Atividade e de Apoio, além da organização virtual de sua participação;

a)      Os links das Salas são disponibilizados no convite. Um dará acesso a Sala Virtual da Atividade e o outro link dará acesso a uma Sala de Apoio para deliberações.

b)      Os membros da banca podem permanecer conectados nas duas salas, ou para não sobrecarregar a internet, sair da sala de apoio durante a apresentação do aluno.

                                                              i.      Uma vez autorizado o acesso, não é necessário novas autorizações.

2.7.3.   5 minutos antes permitir o acesso de público externo (vagas limitadas).

a)      No caso de solicitações de acesso a sala virtual, antes dos 5 minutos, o pedido poderá ser excluído, ficando exposto ao possível bloqueio permanente pelo sistema.

2.7.4.   Dar permissões de acessos a Sala Virtual ao público externo durante o tempo de 15 minutos, após o inicio da apresentação e a um público máximo de 100 pessoas;

a)      Por ser uma sessão pública, as permissões serão concedidas a todos que solicitarem acesso, dentro do tempo e no limite máximo de pessoas na sala, pelo link disponibilizado no convite e na página do programa.

2.7.5.   No caso de escolha da plataforma do ConferênciaWeb, é de responsabilidade do Orientador todo processo, desde a abertura da Sala, permissões, criação de Sala de Apoio, entre outras situações que ocorram durante a atividade.

a)      Na plataforma ConferênciaWeb, da Rede Nacional de Pesquisa, o próprio sistema disponibiliza uma Sala de Apoio, que pode ser criada pelo presidente da banca, que adicionará os membros.

 

2.8.       A Secretaria, por questões administrativas, deverá ter livre acesso as Salas Virtuais, incluindo as salas não moderadas, e registrará se necessário as presenças online dos participantes durante a atividade;

 

2.9.       O Orientador, antes do inicio da atividade deve verificar se todos os membros da banca e aluno estão em condições de acesso, garantindo a realização da atividade no horário.

 

Sobre a REALIZAÇÃO DO EXAME DE QUALIFICAÇÃO

 

Deve seguir as seguintes etapas:

 

1ª Etapa: Abertura do Exame de Qualificação (5minutos)

 

2.10.   O Orientador/Presidente deve:

2.10.1.             Anunciar o início das atividades aos presentes no horário previsto, informando a hora de início e o horário previsto para terminar.

a)      Deve ter duração no máximo de 2 horas.

- O Presidente da Banca deve controlar o tempo.

2.10.2.             Apresentar o mestrando/doutorando, o título do artigo e revista que pretende publicar, o orientador, os membros da banca examinadora e os procedimentos que todos os “presentes” devem seguir:

2.10.3.             Informar aos membros da banca que, após a apresentação do aluno cada um terá 30 minutos para as considerações;

2.10.4.             Informar que a sessão é pública e que por este motivo foi disponibilizado um link de acesso para o público externo acessar a Sala Virtual, com vagas limitadas. Frizar que, para o bom funcionamento da ferramenta que esta sendo utilizada para a realização da qualificação, é proibido qualquer tipo de interrupções, devendo o público externo permanecer com áudio e vídeo desligados, podendo ser excluídos da sala caso descumpra esta regra.

2.10.5.             Informar ao aluno que o mesmo tem o tempo de até 40 minutos para realizar sua apresentação, recomendando que não haja interrupções;

2.10.6.             O Orientador passa a palavra ao aluno.

 

2ª Etapa: Apresentação do aluno (até 40 minutos)

 

2.11.   O aluno deve realizar a apresentação, que terá o tempo máximo de até 40minutos;

 

3ª Etapa: Arguição dos membros da banca (30 minutos, cada)                  

 

2.12.   O Orientador/Presidente, após a apresentação do aluno, deve coordenar a sessão de discussão, solicitando aos membros da banca que apresentem a arguição e comentários, orientando que cada examinador faça sua arguição num tempo máximo de 30 minutos, incluindo o tempo de comentários, perguntas e respostas. Interrupções da arguição por outros membros só podem ser feitas com a anuência do examinador e autorização do Presidente da Banca.

 

2.13.   O Orientador/Presidente caso julgue necessário, pode fazer considerações.

 

4ª Etapa: Conclusão e Encerramento do Exame de Qualificação (15minuto)

 

2.14.    O Orientador/Presidente, após a arguição dos membros da banca, deve informar aos presentes que neste momento, ele (o presidente) e os membros da banca irão se reunir em uma sala virtual de apoio para que possam proceder à avaliação e deliberações do exame de qualificação. E que ao final da avaliação retornarão a Sala da Atividade para apresentação do parecer final da banca.

2.14.1.             A Sala de Apoio é optativa ao orientador/presidente, podendo realizar a avaliação e parecer final na própria sala onde ocorre a atividade, sem ser necessário o acesso à uma sala paralela.

 

2.15.   O Orientador/Presidente deve convidar os membros da banca, para acessarem a Sala de Apoio, que foi dada autorização antes do inicio da atividade.

2.15.1.             Ao acessarem a Sala de Apoio, o presidente deve garantir que os membros da banca, caso permaneçam simultaneamente na Sala da Atividade e de Apoio, tenham desativado o áudio e vídeo da Sala Virtual que ocorre a Atividade, onde estão o aluno e público externo aguardando o retorno da banca.

 

2.16.   Orientador/Presidente, na sala de apoio, junto aos membros da banca, procede à avaliação e deliberações do exame de qualificação. Ao final cada membro deve emitir seu parecer final pelos conceitos “Recomendado para defesa” e “Não recomendado para defesa”.

2.16.1.             Deve informar aos membros da banca que:

a)       Se achar necessário podem sugerir modificações para a versão definitiva, devendo encaminhar ao orientador, que deverá repassar ao aluno, as suas sugestões;

b)      Será emitido um documento de Ata Digital, no qual devem adicionar as assinaturas eletrônicas via SIPAC.

c)      Caso não possuam permissões de acesso ao SIPAC, devem realizar, previamente, um Cadastro de Assinantes Externos, acessando o portal público do SIPAC.

 

2.17.   O Orientador/Presidente, concluída a avaliação, após emissão do parecer final e conferência dos dados da Ata (em “doc”), deve convidar os membros da banca a retornarem a Sala Virtual da Atividade, onde estão presentes o aluno e público externo, para leitura da Ata do Exame de Qualificação.

 

2.18.   O Orientador/Presidente após retornar da Sala Virtual, deve:

2.18.1.             Antes da leitura da Ata, informar aos membros da banca que a declaração de participação na Atividade do Exame de Qualificação será encaminhada pela secretaria do programa, para o e-mail do professor informado pelo orientador no formulário de solicitação de banca, após a assinatura eletrônica da ATA.

2.18.2.             Realizar a leitura da Ata (segunda página do documento enviado para orientador) considerando as possíveis correções para criação da Ata Digital, recomendado ou não para defesa;

2.18.3.             Informar, após a leitura da Ata, que para consolidar a atividade será necessária a inserção da assinatura eletrônica na Ata Digital.

a)      Presidente e Membros da Banca, Aluno e Coordenação assinam eletronicamente o documento;

b)      A Ata lida ao final do Exame de Qualificação, será criada digitalmente no SIPAC pela secretaria do programa após devolução pelo orientador do arquivo, em formato “doc”, com possíveis correções e a recomendação ou não para defesa;

2.18.4.             Caso o aluno não for recomendado para a defesa, informar que não poderá defender sua Dissertação ou Tese, devendo reapresentar o Exame de Qualificação noutra oportunidade definida pelo Orientador e Coordenação do Programa.

 

2.19.   O Orientador/Presidente para encerrar a atividade, agradece a presença de todos, tece suas considerações finais.

2.19.1.             O orientador pode passar a palavra ao aluno para que faça considerações e agradecimentos finais.

2.19.2.             O orientador também pode passar a palavra a outros presentes, caso deseje.

 

2.20.   O Orientador/Presidente, ao final, deve informar que a sessão está encerrada.

 

PROCEDIMENTOS PÓS EXAME DE QUALIFICAÇÃO

 

2.21.   O Orientador/Presidente, após encerrada a sessão:

2.21.1.             Terá 48 horas para:Encaminhar encaminhar para o e-mail do PPGCSa (ppgcsa@ccs.ufrn.br) a ATA devidamente preenchida,Ata, em formato “doc” com as possíveis correções e o resultado, “Recomendado para defesa” ou “Não recomendado para defesa” para cadastro da Ata Digital no SIPAC pela Secretaria, estes serão assinadosque deve ser assinado eletronicamente no Portal SIPAC:

a)      Professores com vinculo na UFRN podem assinar o documento eletronicamente no SIPAC, utilizando seu login e senha que permitem acesso aos Sistemas Integrados da UFRN (SIGAA, SIPAC, SIGRH, outros);

b)      Professores externos que não possuam permissões de acesso ao SIPAC, devem realizar umCadastro de Assinantes Externos;

- Acessando o portal público do SIPAC, na opção Assinantes Externos, https://sipac.ufrn.br/public/jsp/assinante_externo/login.jsf, clicando na opção "Caso ainda não tenha seu login de acesso, clique em cadastrar para obtê-lo".

- Em seguida o professor deve preencher o formulário de cadastro e anexano os documentos solicitados. Atenção: No cadastro o professor deve escolher na opção área relacionada o tipo “pós-graduação”; também deve se atentar ao item Arquivo de Selfie, o professor deve adicionar uma selfie segurando o documento de identificação fornecido no formulário de cadastro. É importante que a selfie seja nítida e clara para que a validação possa ser realizada.

- Após aprovação do Cadastro de Assinantes Externos pela PPG, os professores poderão assinar documentos eletronicamente na UFRN.

2.21.2.             Deve deixar a banca e o aluno cientes que, possivelmente, após retorno das atividades presenciais a assinatura do documento físico deverá ser oficializada.

 

2.22.   O Orientador, durante esse período de não atendimento presencial, é responsável por guardar toda documentação, inclusive Ata, referente à qualificação do aluno, devendo ser entregue na secretaria para arquivamento da documentação do discente.

 

2.23.   A Secretaria, consolidará a atividade após recebimento da ATA e apresentará para homologação da atividade na reunião do Colegiado.

2.23.1.             Excepcionalmente a Coordenação poderá aprovar a atividade em forma de Ad Referendum.

 

2.24.   A Secretaria encaminhará as declarações de participação dos membros da banca para o e-mail fornecido pelo orientador no formulário de solicitação de realização da atividade, após consolidação da atividade.

 

Orientação de Permissões de acesso a Sala Virtual do Exame De Qualificação

30 minutos antes

Será permitido acesso do candidato/aluno e orientador/presidente

10 minutos antes

Será permitido acesso dos membros da banca

5 minutos antes

Será permitido acesso do público externo (vagas limitadas)

15 minutos após

o inicio ou máximo de participantes na sala

Será encerrada as permissões de acesso a Sala Virtual

 

Recomendação de Tempo das etapas durante a realização do Exame De Qualificação

Abertura do Exame de Qualificação

5 minutos

Apresentação do aluno

40 minutos

1º Membro Interno

30 minutos

2º Membro Interno

30 minutos

Conclusão e Encerramento do Exame de Qualificação

15 minutos

 

Total 2 horas

 

 

 

 

 

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