Por Marcelo Esteves

A coordenação estabelece diversas relações com o público que ela atende, que inclui estudantes, docentes, técnico-administrativos, comunidade acadêmica e externa. Essas relações são fundamentais para o bom funcionamento do curso e para atender às necessidades dos envolvidos, mantendo uma relação próxima com os estudantes, fornecendo orientação acadêmica, suporte, esclarecendo dúvidas sobre o currículo, acompanhamento do desempenho acadêmico, requisitos de graduação e possibilidades de estágio e intercâmbio. Podendo oferecer suporte emocional e encaminhamento para serviços de apoio estudantil, como orientação psicológica e suporte socioeconômico.

Os docentes trabalham em colaboração, fornecendo orientação pedagógica, acompanhando o desenvolvimento das disciplinas, apoiando projetos de pesquisa e extensão, e promovendo a integração entre os professores. Pode ser responsável pela coordenação de reuniões acadêmicas e estímulo à participação em atividades de capacitação e atualização profissional.

Já os técnico-administrativos, a coordenação colabora solicitando apoio administrativo e logístico para a realização das atividades acadêmicas, como matrículas, lançamento de notas e emissão de documentos. Ela também pode trabalhar em conjunto com a equipe administrativa para solucionar questões relacionadas à gestão acadêmica do curso.

Conforme o Ofício Circular nº 015/2005/CGGP/SAA/SE/MEC de 28 de novembro de 2005, da Coordenação Geral de Gestão de Pessoas, anexado na página Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (PROGESP-UFRN), pág.56, nele consta a descrição de todos os cargos técnico-administrativos em educação, autorizados pelo Ministério de Planejamento, previstos na Lei nº 11.091/2005, incluindo o de Assistente em Administração, nível D,  código CBO - 4110-10, pertinente ao secretário de coordenação de curso.  

No edital^[1] de concurso público da própria UFRN nº 018/2017, para provimento de cargos Técnico-Administrativos em Educação para o seu quadro permanente, na página 5, encontra-se à descrição sumária das atividades do cargo de Assistente em Administração. 

Executar serviços de apoio nas áreas de recursos humanos, administração, finanças e logística. Atender usuários, fornecer e receber informações. Tratar de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos. Preparar relatórios e planilhas. Executar serviços gerais de escritórios. Assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão. Planejar, organizar, executar ou avaliar as atividades inerentes ao apoio técnico-administrativo ao ensino. Planejar, organizar, executar ou avaliar as atividades técnico administrativas inerentes à pesquisa e à extensão nas Instituições Federais de Ensino. Executar tarefas específicas, utilizando-se de recursos materiais, financeiros e outros de que a Instituição Federal de Ensino disponha, a fim de assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade das atividades de ensino, pesquisa e extensão. Auxiliar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão. Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associadas ao ambiente organizacional.

Atualmente, o curso de História apresenta apenas um Assistente Administrativo para ambas as Coordenações. Esse servidor é responsável pelos procedimentos relativos aos assuntos administrativos do curso. O fluxo das atividades da coordenação de História ocorre de maneira sazonal, havendo uma maior demanda, nas datas limites informados no calendário acadêmico e no início e fim do período letivo de cada semestre. Como a entrada dos ingressantes no curso ocorre de maneira anual, o maior fluxo de demanda ocorre no primeiro período. O sistema que integra as informações acadêmicas (SIGAA) dá autonomia para os alunos sob várias solicitações, porém o secretário deve orientar aqueles que mantêm dificuldades no acesso à informação, facilitando e auxiliando o uso devido do sistema.

A função do secretário da coordenação remete-se diretamente às atividades ligadas aos alunos e também abrange o suporte aos professores do departamento de História - DEHIS, sendo elencadas a seguir:

Revisar documentos internos (resoluções, regimentos, entre outros) a partir das demandas encaminhadas pela Coordenação de curso; Auxiliar na elaboração as portarias, enviar a todos os membros por e-mail; Dar apoio às atividades relacionados aos estágios obrigatórios e não-obrigatórios; Participar das reuniões do colegiado, NDE e outras na assessoria e elaboração da ata; Sistematizar e enviar a pauta das reuniões para os membros da reunião, quando solicitados; Apoiar eventos promovidos pela coordenação do curso; Assessorar a coordenação em ações e estratégias alusivas ao ENADE junto aos alunos; Prestar assistência aos alunos do curso, referente às informações diversas que estejam ligadas ao curso; Receber e encaminhar processos de interesse da coordenação e alunos do curso; Elaborar e responder ofícios, e demais solicitações de interesse da coordenação; Repor os materiais de expediente da coordenação; Atentar para os prazos contidos no calendário acadêmico; Comunicar aos alunos através dos quadros de aviso sobre alterações no horário de aula, mobilizações e demais assuntos que impactem no horário de aula; Realizar o atendimento ao público externo (considerando aqui como estudantes e comunidade externa) no que diz respeito às demandas específicas do curso de graduação; Realizar atendimento ao público interno (considerando aqui como docentes e servidores técnicos) que demanda serviços relacionados ao curso de graduação; Prestar assessoria à chefia da coordenação de curso em atividades específicas desse setor; Receber, protocolar e encaminhar as demandas dos alunos e docentes relacionadas à coordenação; Manter arquivo impresso e digital organizados; Supervisionar e orientar o trabalho dos estagiários na coordenação, quando houver; Manter o quadro de avisos atualizado, limpo e organizado; Disponibilizar resoluções, editais, calendário acadêmico e regimentos que compõem a coordenação.

O secretário poderá realizar atividades avulsas de acordo com a demanda da coordenação. Geralmente o coordenador prestará auxílio em atividades que não estiverem dentro da rotina da secretaria.

A comunidade acadêmica em geral, engloba outros docentes e estudantes de diferentes cursos, além de órgãos colegiados, comitês e comissões da instituição. Participa de reuniões, comitês e fóruns representando o curso e levando as demandas e necessidades dos estudantes e professores. Ela também pode promover eventos acadêmicos, como palestras, seminários e semanas temáticas, que envolvem a participação da comunidade acadêmica.

A coordenação também estabelece relações com a comunidade externa, como empresas, instituições públicas e privadas, e outros atores sociais relevantes para o curso. Essas relações podem envolver parcerias para estágios, projetos de extensão, colaborações em pesquisa e participação de profissionais convidados em atividades acadêmicas.

A precariedade no atendimento de uma coordenação pode ocorrer por diversos motivos e apresentar diferentes aspectos. Quando a equipe da coordenação é reduzida em relação à demanda de trabalho, isso pode resultar em sobrecarga e dificuldade para lidar com todas as solicitações e demandas dos estudantes e demais envolvidos. A falta de recursos humanos adequados pode afetar a capacidade de resposta rápida e eficiente.

Além disso, se a coordenação não possui uma estrutura administrativa bem definida e processos claros de trabalho, isso pode levar a problemas de comunicação, atrasos na resposta a solicitações e dificuldade na realização de tarefas administrativas. Isso pode gerar insatisfação por parte dos estudantes e demais envolvidos, que não recebem as informações e o suporte necessários.

Destaco também, a ausência de capacitação adequada dos membros da coordenação em relação às competências e habilidades necessárias para desempenhar suas funções pode resultar em um atendimento deficiente. A falta de conhecimento técnico, habilidades de comunicação e orientação aos estudantes pode comprometer a qualidade do serviço prestado.

A sobrecarga de atividades e responsabilidades da coordenação pode limitar o tempo disponível para atender os estudantes e demais envolvidos. Isso pode resultar em atrasos nas respostas a solicitações, agendamentos de reuniões difíceis de serem realizados e insatisfação por parte dos usuários do serviço.

Esses são apenas alguns exemplos de precariedade que podem afetar o atendimento de uma coordenação e que justificam este trabalho. É importante que as instituições de ensino identifiquem essas questões e busquem soluções para garantir um atendimento eficiente e de qualidade, a fim de promover a satisfação e o bem-estar dos estudantes e demais envolvidos no ambiente acadêmico.