(Atividades remotas considerando Protocolos de Biossegurança da UFRN: Cenário Pandemia COVID-19)

(ultima atualiação: 12 agosto de 2022)

- Sobre a plataforma de transmissão: recomenda-se o uso do navegador Chrome.

- Sobre equipamentos necessários para transmissão: Para melhor visualizar o grupo durante a atividade utilizar um Notebook ou Computador, com microfone e câmera acoplados.

- Sobre o áudio, recomenda-se que durante a apresentação ou arguição, àqueles que não estiverem com a palavra permaneçam com o microfone desativado. O moderador da sala tem autorização para gerenciar os áudios como melhor convir durante a apresentação.

- O uso do procedimento virtual aqui proposto é facultativo a todos os Membros do PPGCSA e, portanto, não é nem obrigatório nem mandatório. Os discentes e docentes que não aceitarem usar plataformas virtuais, poderão solicitar reunião com a coordenação, e justificar a não aceitação e solicitar a realização da atividade presencial. O pedido será analisado, e posterior realização.

 

ATENÇÃO

- Os procedimentos descritos abaixo estão em fase de constante adaptação, até o retorno presencial, podendo ser necessário realizar mudanças para melhor gestão do processo de realização dos Exames de Qualificação e as Defesas, sendo atualizados de forma constante no site do programa, para conhecimento de todos.

2.1.            O Aluno: estará apto a solicitar a realização do Exame de Qualificação após:

2.1.1.      Integralizar no histórico o cumprimento dos créditos exigidos pelo programa, aprovado em Colegiado (exame de proficiência / créditos obrigatórios / créditos complementares / créditos adicionais / estágio a docência, no caso nos bolsistas). Essa conferência é realizada comparando o histórico do aluno, disponibilizado pelo SIGAA, e a estrutura dos créditos exigidos pelo programa, disponível na página www.posgraduacao.ufrn.br/ppgcsa;

- As informações do histórico, sobre pendências de carga horária, não estão atualizadas. O aluno deve considerar a estrutura curricular, aprovada pelo Colegiado, que encontra-se disponível no site do programa;

2.1.2.      Possuir o(s) artigo(s) que pretende publicar escrito(s) dentro das normas da revista que pretende publicar (para qualificar não é necessário que o artigo tenha sido submetido ou publicado)

2.2.            O Aluno, após verificação do cumprimento de todos os requisitos para solicitar o exame de qualificação, deve, se necessário, auxiliar o orientador na solicitação da realização da atividade;

 

2.3.            O Orientador para solicitar a realização do exame de qualificação, deve:

2.3.1.      Ter ciência que:

- As atividades de qualificações e de defesas, estão sendo autorizadas para realização em plataformas virtuais com 100% dos membros da banca e aluno. Casos excepcionais de qualificações e defesas presenciais poderão ocorrer desde que sejam previamente autorizadas pela Coordenação;

- Ferramentas virtuais expõe a realização dos exames de qualificação e defesas a possíveis problemas técnicos, sendo possível a necessidade de mudanças de horários, datas ou mesmo plataformas. Desta forma, os membros da banca e aluno deverão ser informados, com brevidade, sobre a mudança, por e-mail, e o público externo deverá acompanhar as notícias cadastradas no site do programa.

2.3.2.      Preencher o “Formulário de Solicitação de Marcação de Exame de Qualificação”, na versão mais atualizada, disponível na página www.posgraduacao.ufrn.br/ppgcsa. No caso de encaminhamento de formulários antigos, será solicitado o envio no modelo atualizado;

2.3.3.      Montar uma banca de indicação com professores que assumirão as seguintes funções: Presidente da Banca, que obrigatoriamente deve ser o orientador; e no mínimo dois membros avaliadores e um membro avaliador suplente, conforme solicitado no formulário. Os professores membros da banca poderão ser da UFRN ou de outra instituição.

- Excepcionalmente, quando o orientador não puder presidir a banca pode indicar o coorientador, quando existir.

- O membro suplente deve está ciente de uma possível convocação, caso um dos outros membros não possam participar.

2.3.4.      Realizar um contato prévio com os professores (pré-convite), convidando-os para participar da banca. Deve, também, consulta-los sobre:

- O conhecimento no uso de tecnologias de videoconferência;

- Disponibilidade de data e hora (considerar o cronograma de datas e horários disponibilizado pelo programa para realização da atividade).

2.3.5.      Consultar a secretaria, sobre a disponibilidade da data e horário escolhido, realizando o pré-agendamento.

- Não ocorrerão qualificações ou defesas simultâneas.

- Defesas e qualificações ocorrerão em três dias da semana: segundas-feiras a sextas-feiras, nos horários de 09h30 ou 14h30;

2.3.6.      Escolher a plataforma virtual, dentre as autorizadas pelo programa, para a realização da atividade (Todos os membros da banca e aluno deverão utilizar a mesma plataforma). As plataformas virtuais autorizadas, são:

- Google Meet, desenvolvido pela empresa Google, que permite a utilização da ferramenta de conferência, podendo ser acessada pelo site https://meet.google.com.

- Ou a interface de comunicação ConferênciaWeb da Rede Nacional de Pesquisa (RNP), destinada a educação, pesquisa e inovação no Brasil, pode ser acessada pelo site https://conferenciaweb.rnp.br/login. O acesso direciona para a página da Comunidade Acadêmica Federada, conhecido como a rede “CAFE", o login e senha para acesso são os mesmos utilizados nos SIGs da UFRN. Atenção: também é permitido participação de público externo nas conferências, sem a necessidade de login e senha, para acessar a sala o usuário deverá informar apenas o nome.

2.3.7.      Encaminhar para o e-mail do programa, 30 dias antes da data da qualificação, a seguinte documentação:

a) Formulário de Solicitação de Marcação de Exame de Qualificação, preenchido, com a indicação dos membros da banca, e informações adicionais solicitadas (este arquivo deve conter todas as informações solicitadas e ser encaminhado em forma editável, preferencialmente em “doc”);

b) Artigo a ser submetido à revista (em pdf);

c) Normas da revista que pretende publicar (em pdf);

d) Comprovação do Qualis 2019  (em pdf) (https://portal.ifba.edu.br/eunapolis/textos-fixos-campus-eunapolis/documentos-materias/qualis-novos-julho-de-2019.pdf/view)

e Scopus (print da tela da página https://www.scopus.com/sources.uri?zone=TopNavBar&origin=searchbasic, que identifique a revista que pretende publicar o artigo).

2.4.            A Secretaria após recebimento da documentação de solicitação, deve:

2.4.1.      Verificar se o aluno está apto a qualificar;

- No caso de não apto, a secretaria irá informar a pendência e, se necessário, o orientador deverá reapresentar a solicitação de marcação; 

2.4.2.      Verificar se a documentação encaminhada está completa dentro das orientações de solicitação;

- No caso de documentação incompleta a secretaria devolverá o pedido, devendo ser reencaminhado com as adaptações solicitadas;

2.4.3.      Verificar a disponibilidade da data e horário sugerido no formulário e confirmar o pré-agendamento com o orientador;

- No caso de indisponibilidade da data, a secretaria solicitará ao orientador uma nova data;

2.4.4.      Encaminhar a comissão de banca, a indicação dos membros da banca de qualificação, para emissão de parecer, Favorável ou Não (prazo de 7dias);

- No caso de Parecer Não Favorável da Comissão, devolver ao orientador, para as adequações necessárias. E o orientador deve reencaminhar o formulário com as novas indicações, para uma nova analise da Comissão de Bancas; O prazo para cadastro da banca no SIGAA é de 15 dias, no caso do processo de envio, reenvio, e emissões de pareceres não contemple o prazo, a data da atividade deverá ser reagendada.

2.4.5.      Com Parecer Favorável da Comissão de Bancas, solicitar a coordenação autorização para realização da qualificação;

 

2.5.            A Secretaria após autorização da coordenação.

2.5.1.      Encaminhar para o orientador o parecer da Coordenação sobre a indicação da banca sugerida pelo Orientador.

2.5.2.      Cadastrar a banca de qualificação no sistema SIGAA da UFRN;

- Por ser uma sessão pública, no cadastro da banca será disponibilizado um link de acesso de público externo para a Sala Virtual, com vagas limitadas. Vale ressaltar que para o bom funcionamento da ferramenta, é obrigatório, para este público, que permaneçam com seu áudio e vídeo desligados, podendo ser excluídos da sala caso descumpra esta regra. Isto deve ser informado ao público externo, quando no anúncio e convite para a atividade

2.5.3.      Criar sala virtual;

2.5.4.      Encaminhar ofício convite (em pdf), onde será disponibilizado o link de acesso a Sala Virtual, e orientações sobre a assinatura eletrônica da Ata Digital.

2.5.5.      Encaminhar a Ata, em formato “doc” para o e-mail do orientador. No corpo do e-mail fornecer orientações sobre a leitura da Ata e assinaturas eletrônicas da Ata.

- Considerando possíveis problemas técnicos de internet, se o professor não receber a Ata deve entrar em contato com a secretaria do programa, e solicitar o reenvio.

2.5.6.      Encaminhar, em caso de membros externos à UFRN, por e-mail esclarecimentos sobre como proceder para se cadastrar como “Assinantes Externos” e assim inserir sua assinatura eletrônica da Ata.

 

2.6.            O Orientador, deve:

2.6.1.      Encaminhar o Artigo e as normas da revista, para os e-mails dos membros da banca.

2.6.2.      Conferir os dados da ATA, referente às informações fornecidas, e solicitar correção se necessário;

2.6.3.      No caso de mudanças de datas, horários, plataforma, ou substituição por membros suplentes, entrar em contato com a secretaria do programa, com antecedência, para podermos fazer ampla divulgação, e realizarmos as demandas necessárias.

2.7. A Secretaria irá:

2.7.1.      30minutos antes: "abrir" a sala virtual (destinada à realização da atividade), que será moderada pela secretaria do programa e pelo presidente da banca; e permitir o acesso do aluno e orientador, para organizar, virtualmente, a qualificação ou defesa (recomenda-se o uso do arquivo da apresentação em pdf, para não perder as configurações);

- O orientador/presidente para deliberações da atividade poderá acessar uma sala extra, nomeada de Sala de Apoio. O Google Meet e o ConferênciaWeb possuem essas ferramentas.

2.7.2.      10minutos antes permitir o acesso dos membros da banca, na Sala Virtual da Atividade, além da organização virtual de sua participação;

- O link da Sala é disponibilizado no convite.

2.7.3.      5 minutos antes permitir o acesso de público externo (vagas limitadas).

- O link da Sala é disponibilizado no site do programa.

- No caso de solicitações de acesso a sala virtual, antes dos 5 minutos, o pedido poderá ser excluído, ficando exposto ao possível bloqueio permanente pelo sistema.

- Por ser uma sessão pública, as permissões são concedidas a todos que solicitarem acesso, dentro do limite máximo de pessoas permitido pela plataforma na sala virtual.                  

2.7.4.      No caso de escolha da plataforma do ConferênciaWeb, é de responsabilidade do Orientador todo processo, pois a moderação foi criada em seu perfil, desde a abertura da Sala, permissões, criação de Sala de Apoio, entre outras situações que ocorram durante a atividade.

 

2.8.            A Secretaria, por questões administrativas, deverá ter livre acesso as Salas Virtuais, incluindo as salas não moderadas, e registrará se necessário as presenças online dos participantes durante a atividade;

 

2.9.            O Orientador, antes do inicio da atividade deve verificar se todos os membros da banca e aluno estão em condições de acesso, garantindo a realização da atividade no horário.

 

Sobre a REALIZAÇÃO DO EXAME DE QUALIFICAÇÃO 

Deve seguir as seguintes etapas:

1ª ETAPA: Abertura do Exame de Qualificação (5minutos) 

2.10.        O Orientador/Presidente deve:

2.10.1.  Caso tenha interesse, anunciar aos presentes que a atividade será gravada, e dar início a gravação;

2.10.2.  Em seguida, anunciar o início da atividade aos presentes no horário previsto, informando a hora de início e o horário previsto para terminar.

- Deve ter duração no máximo de 2 horas.

- O Presidente da Banca deve controlar o tempo, desde a apresentação no aluno, no máximo 40 minutos, e a arguição dos professores 30 minutos para cada, não ultrapassando 2 horas.               

2.10.3.  Apresentar o mestrando/doutorando, o título do artigo e revista que pretende publicar, o orientador, os membros da banca examinadora e os procedimentos que todos os “presentes” devem seguir:

2.10.4.  Informar aos membros da banca que, após a apresentação do aluno cada um terá aproximadamente 30 minutos para as considerações.

2.10.5.  Informar que a sessão é pública e que por este motivo foi disponibilizado um link de acesso para o público externo acessar a Sala Virtual, com vagas limitadas. Frizar que, para o bom funcionamento da ferramenta que esta sendo utilizada para a realização da qualificação, é proibida qualquer tipo de interrupções, devendo o público externo permanecer com áudio e vídeo desligados, podendo ser excluídos da sala caso descumpra esta regra.

2.10.6.  Informar ao aluno que o mesmo tem o tempo de até 40 minutos para realizar sua apresentação, recomendando que não haja interrupções;

2.10.7.  O Orientador passa a palavra ao aluno.

2ª ETAPA: Apresentação do aluno (até 40 minutos)

2.11.        O aluno deve realizar a apresentação, que terá o tempo máximo de até 40minutos;

3ª ETAPA: Arguição dos membros da banca (30 minutos, cada)       

2.12.        O Orientador/Presidente, após a apresentação do aluno, deve coordenar a sessão de discussão, solicitando aos membros da banca que apresentem a arguição e comentários, orientando que cada examinador faça sua arguição num tempo máximo de 30 minutos, incluindo o tempo de comentários, perguntas e respostas. Interrupções da arguição por outros membros só podem ser feitas com a anuência do examinador e autorização do Presidente da Banca.

 

2.13.        O Orientador/Presidente caso julgue necessário, pode fazer considerações.

4ª ETAPA: Conclusão e Encerramento do Exame de Qualificação (15minuto)

2.14.         O Orientador/Presidente, após a arguição dos membros da banca, deve informar aos presentes que neste momento, ele (o presidente) e os membros da banca irão se reunir em uma sala virtual de apoio para que possam proceder à avaliação e deliberações do exame de qualificação. E que ao final da avaliação retornarão a Sala da Atividade para apresentação do parecer final da banca.

2.14.1.  A Sala de Apoio é optativa ao orientador/presidente, podendo realizar a avaliação e parecer final na própria sala onde ocorre a atividade, sem ser necessário o acesso à uma sala paralela.

2.14.2.  A Sala de Apoio é criada no próprio sistema, Google Meet – salas temáticas, e ConferenciaWeb – salas de apoio

 

2.15.        O Orientador/Presidente deve convidar os membros da banca, para acessarem a Sala de Apoio.

2.15.1.  Ao acessarem a Sala de Apoio, o presidente deve garantir que os membros da banca, caso permaneçam simultaneamente na Sala da Atividade e de Apoio, tenham desativado o áudio e vídeo da Sala Virtual que ocorre a Atividade, onde estão o aluno e público externo aguardando o retorno da banca.

 

2.16.        Orientador/Presidente, na sala de apoio, junto aos membros da banca, procede à avaliação e deliberações do exame de qualificação. Ao final cada membro deve emitir seu parecer final pelos conceitos “Recomendado para defesa” e “Não recomendado para defesa”.

2.16.1.  Deve informar aos membros da banca que:

- Se achar necessário podem sugerir modificações para a versão definitiva, devendo encaminhar ao orientador, que deverá repassar ao aluno, as suas sugestões;

- Será emitido um documento eletrônico da Ata, no qual devem adicionar as assinaturas eletrônicas via SIPAC.

- Caso não possuam permissões de acesso ao SIPAC, devem realizar, previamente, um Cadastro de Assinantes Externos, acessando o portal público do SIPA, conforme orientações encaminhadas pela secretaria do programa ao e-mail.

2.17.        O Orientador/Presidente, concluída a avaliação, após emissão do parecer final e conferência dos dados da Ata (em “doc”), deve convidar os membros da banca a retornarem a Sala Virtual da Atividade, onde estão presentes o aluno e público externo, para leitura da Ata do Exame de Qualificação.

 

2.18.        O Orientador/Presidente após retornar da Sala Virtual, deve:

2.18.1.  Antes da leitura da Ata, informar aos membros da banca que a declaração de participação na Atividade do Exame de Qualificação será encaminhada pela secretaria do programa, para o e-mail do professor informado pelo orientador no formulário de solicitação de banca, após a assinatura eletrônica da ATA.

2.18.2.  Realizar a leitura da Ata (segunda página do documento enviado para orientador) considerando as possíveis correções para criação do documento eletrônico da ATA, recomendado ou não para defesa;

2.18.3.  Informar, após a leitura da Ata, que para consolidar a atividade será necessária a inserção da assinatura eletrônica no documento eletrônico da ATA.

- Presidente e Membros da Banca, Aluno e Coordenação assinam eletronicamente o documento;

- A Ata lida ao final do Exame de Qualificação, será criada digitalmente no SIPAC pela secretaria do programa após: devolução pelo orientador do arquivo, em formato “doc”, com possíveis correções e a recomendação ou não para defesa e existência de permissão de assinantes eletrônicos, internos e externos, no SIPAC;             

2.18.4.  Caso o aluno não for recomendado para a defesa, informar que não poderá defender sua Dissertação ou Tese, devendo reapresentar o Exame de Qualificação noutra oportunidade definida pelo Orientador e Coordenação do Programa.

 

2.19.        O Orientador/Presidente para encerrar a atividade, agradece a presença de todos, tece suas considerações finais.

2.19.1.  O orientador pode passar a palavra ao aluno para que faça considerações e agradecimentos finais.

2.19.2.  O orientador também pode passar a palavra a outros presentes, caso deseje.

 

2.20.        O Orientador/Presidente, ao final, deve informar que a sessão está encerrada, e concluir a gravação se necessário. 

2.21.        O Orientador/Presidente, após encerrada a sessão:

2.21.1.  Terá 48 horas para encaminhar ao e-mail do PPGCSa (ppgcsa@ccs.ufrn.br) a ATA devidamente preenchida, em formato “doc” com as possíveis correções e o resultado, “Recomendado para defesa” ou “Não recomendado para defesa” para que a secretaria do programa cadastre a ATA, em formato de documento eletrônico, no SIPAC. Após cadastro todos os assinantes receberão e-mail solicitando a inserção da assinatura eletrônica:

a) - Os alunos devem seguir as orientações do e-mail recebido, ou seguir o seguinte passo a passo: 1º Acessar o SIGAA (com login e senha) >> 2º na aba outros, deve clicar em AuxilioFinanceiro/Assinatura de Documentos no SIPAC >> 3º em seguida assinar o documento;

b) - Professores com vinculo na UFRN podem assinar o documento eletronicamente no SIPAC, utilizando seu login e senha que permitem acesso aos Sistemas Integrados da UFRN (SIGAA, SIPAC, SIGRH, outros);

c) - Professores externos que não possuam permissões de acesso ao SIPAC, devem realizar umCadastro de Assinantes Externos;

i - Acessando o portal público do SIPAC, na opção Assinantes Externos, https://sipac.ufrn.br/public/jsp/assinante_externo/login.jsf, clicando na opção "Caso ainda não tenha seu login de acesso, clique em cadastrar para obtê-lo".

ii - Em seguida o professor deve preencher o formulário de cadastro anexando os documentos solicitados. Atenção: No cadastro o professor deve escolher na opção área relacionada o tipo “pós-graduação”;

iii - Após aprovação do Cadastro de todos os assinantes externos pela PPG, a secretaria do programa irá criar o documento eletrônico no SIPAC, e assim os professores poderão acessa-lo e inserir a assinatura eletronica na ATA.               

2.21.2.  Deve deixar a banca e o aluno cientes que, possivelmente, após retorno das atividades presenciais a assinatura do documento físico deverá ser oficializada.

 

2.22.        O Orientador, durante esse período de não atendimento presencial, é responsável por guardar toda documentação, inclusive Ata, referente à qualificação do aluno, devendo ser entregue na secretaria para arquivamento da documentação do discente, caso solicitado.

 

2.23.        A Secretaria, consolidará a atividade, após a inserção das assinaturas eletrônicas no sistema SIPAC, e apresentará para homologação da atividade na reunião do Colegiado.

2.23.1    Excepcionalmente a Coordenação poderá aprovar a atividade em forma de Ad Referendum.

 

2.24.        A Secretaria encaminhará as declarações de participação dos membros da banca para o e-mail fornecido pelo orientador no formulário de solicitação de realização da atividade.

 

 

Orientação de Permissões de acesso a Sala Virtual do Exame De Qualificação
30 minutos antes	Será permitido acesso do aluno e orientador/presidente
10 minutos antes	Será permitido acesso dos membros da banca
5 minutos antes	Será permitido acesso do público externo (vagas limitadas)
15 minutos após o inicio ou máximo de participantes na sala	Será encerrada as permissões de acesso a Sala Virtual

 

Recomendação de Tempo das etapas durante a realização do Exame De Qualificação
Abertura do Exame de Qualificação	5 minutos
Apresentação do aluno	40 minutos
1º Membro Interno	30 minutos
2º Membro Interno	30 minutos
Conclusão e Encerramento do Exame de Qualificação	15 minutos
	Total 2 horas

 

Sobre os procedimentos ANTES DA ATIVIDADE DO EXAME DE QUALIFICAÇÃO