ANÁLISE DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO NO MÓDULO DE TRANSPORTES DO SIPAC: Aperfeiçoamento dos Fluxos Informacionais e Adequação às Necessidades dos Usuários
Gestão da informação; Fluxo informacional; Comportamento informacional; Sistemas de informação; Gestão de transportes.
No contexto da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), a gestão dos transportes institucionais envolve diferentes atores, processos, sistemas e fontes de informação relacionados às demandas de deslocamento e abastecimento da frota. O Módulo de Transportes do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) constitui a ferramenta institucional destinada à gestão dessas atividades, tornando relevante compreender como seus fluxos informacionais se configuram e atendem às necessidades dos usuários. Esta pesquisa teve como objetivo analisar como a Gestão da Informação pode contribuir para o aperfeiçoamento dos fluxos informacionais das requisições de deslocamento e abastecimento do Módulo de Transportes do SIPAC, de modo a melhor atender às necessidades dos usuários da UFRN. A pesquisa caracterizou-se como aplicada, qualitativa e exploratória, desenvolvida mediante estudo de caso. Os dados foram obtidos por pesquisa documental, entrevistas semiestruturadas e observação direta associada ao protocolo think aloud, possibilitando a triangulação das evidências, e posteriormente analisados por meio da Análise Temática. A fundamentação teórica articulou a Gestão da Informação e o Comportamento Informacional, permitindo analisar os fluxos e os fatores que condicionam a busca, o compartilhamento e o uso da informação. Os resultados evidenciaram a coexistência entre o fluxo formalmente estruturado no módulo e os fluxos efetivamente praticados pelos usuários, que recorrem a agendas eletrônicas, plataformas externas, aplicativos de mensagens e relações interpessoais para complementar a obtenção, o registro, o compartilhamento e o uso das informações necessárias às atividades. Foram identificadas limitações relacionadas à integração e à recuperação das informações, ao seu aproveitamento gerencial, à formalização dos procedimentos e à capacitação dos usuários. Com base nos achados, foram propostas intervenções para aperfeiçoar o fluxo informacional, integrar informações, aprimorar funcionalidades e produtos informacionais, padronizar e institucionalizar procedimentos e capacitar usuários. Conclui-se que o aperfeiçoamento da Gestão da Informação nos processos investigados depende da aproximação entre o fluxo institucionalmente estruturado e as práticas informacionais dos usuários, de modo a reduzir a fragmentação dos registros e ampliar a capacidade do Módulo de Transportes de apoiar a execução das atividades, o controle, o planejamento e a tomada de decisão.